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04/28/2021
"Los funcionarios ya no están imprimiendo, sino que envían todo a través de correos electrónicos, esto además de ser un cambio cultural, se constituye como un ahorro gigante para la administración"

La Secretaría General mejora sus servicios y la comunicación con los ciudadanos y funcionarios del Distrito a través de la tecnología

Oscar Asprilla, jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Secretaría general - OTIC, asegura que la pandemia se convirtió en el mayor patrocinador de la transformación digital, ya que, para asumir las cuarentenas en las casas, las personas debieron adoptar la tecnología como el aliado número uno para conectarse a las actividades derivadas de su trabajo.

“Yo resumo todo este proceso que hemos vivido en una sola palabra, confianza, antes, para expedir un documento en cualquier entidad, se necesitaba de 5 o 6 vistos buenos para obtener la firma final y poder dar trámite, hoy en día, a través de un correo electrónico se puede dar trámite a un documento de manera más ágil, y sin tener que pasar todo el proceso de revisión de diferentes personas, sin tanto temor”, asegura Óscar.

Y es que los beneficios de la tecnología se pueden apreciar desde diferentes perspectivas, una de ellas y muy importante, es el cuidado del medio ambiente, tanto así, que, al iniciar el año 2020, esta oficina realizó una adquisición de tinta para impresora de acuerdo con las estadísticas del año 2019, al entrar la pandemia, sobró más del 50% de esta compra, debido a que las personas estaban trabajando desde sus casas, y en resumen, estos recursos sobrantes pudieron ser aprovechados para el 2021.

“Los funcionarios ya no están imprimiendo, sino que envían todo a través de correos electrónicos, esto además de ser un cambio cultural, se constituye como un ahorro gigante para la administración. A esto hay que sumarle el ahorro que se hace al no tener activos los puestos de trabajo y el ahorro en los tiempos de desplazamiento de los funcionarios”, añadió el jefe de la OTIC.

Inmersos en el mundo digital, Óscar y su equipo, motivados por la transformación y los beneficios que ofrece la tecnología, decidieron en el 2020, comenzar con el desarrollo de dos proyectos que impactan de manera directa con el servicio y la comunicación que presta la Alcaldía de Bogotá a los ciudadanos y a los funcionarios del Distrito.

Tecnología para hacer más eficientes las negociaciones sindicales del Distrito

Con el objetivo de generar más transparencia, mejor comunicación y registrar una trazabilidad segura de todos los procesos sindicalistas que se emprendan en el Distrito, la Secretaría General a través de su oficina TIC, está desarrollando una plataforma que llevará el control de las negociaciones realizadas con los sindicatos del Distrito.

La idea central es que la plataforma soporte todo el proceso, desde que se inicia la concertación, los requerimientos y las observaciones que surjan, el control de las reuniones y al final, registre el acuerdo al que se llegó y posteriormente permita hacer seguimiento de los acuerdos pactados y verificar que se cumplan en el tiempo.   

“Hoy en día, este proceso de negociación sindical se realiza con requerimientos a través de correos electrónicos, nuestro objetivo es usar la tecnología para tener más claridad, trazabilidad, transparencia, y evitar que pueda existir cualquier error por un correo que no llega o se pierda, lo que queremos es revisar con oportunidad todos los documentos que le aporten al proceso de negociación”, afirmó Oscar Asprilla.

Esta idea inició en el 2020, allí se planteó la necesidad, se revisó todo el flujo del proceso, y en lo que va corrido de este año, se diseñó la arquitectura del sistema, el equipo de la OTIC ya comenzó a trabajar en el desarrollo y espera tener lista la plataforma para finales de agosto.

Tecnología para realizar inspección, vigilancia y control

La Alcaldía tiene la obligación de realizar inspección, vigilancia y control a establecimientos de comercio de la ciudad, por ejemplo, asegurarse que el galón de gasolina en la estación si esté balanceado y corresponda con lo que se vende al consumidor, o que la báscula en la plaza de mercado cumpla con las especificaciones requeridas para pesar los alimentos. Pues bien, este proceso es supervisado por la Secretaría general, quien coordina a las entidades del Distrito y se asegura que cumplan con su función de hacer control permanente a los comercios.

Para fortalecer esta labor de inspección, vigilancia y control, la Secretaría General, a través de su Oficina TIC, desarrolla una solución tecnológica que permitirá coordinar y registrar las visitas a los comercios de manera digital, con el objetivo de agilizar y hacer más eficiente toda la ruta de inspección.

“Cuando un ciudadano registra un nuevo comercio ante la Cámara de Comercio, ellos quedan registrados en el RUES - Registro Único Empresarial, el RUES nos informa que hay un nuevo comercio, y dependiendo del código CIIU, que describe y clasifica la actividad económica, nosotros vamos a poder determinar si ese comercio requiere que haya visitas de control, y por parte de qué entidades” explicó el jefe de la OTIC.

Cuando la plataforma identifica que el comercio necesita la visita de determinada entidad, disparará unas alertas a las entidades que requieran hacer la visita para que sea agendada. Además, cuando los funcionarios realicen la inspección, podrán acceder al sistema y registrar la información de la visita a través de sus celulares o tabletas, lo que permitirá generar reportes en línea y ejercer un control más preciso que les permitirá tomar las decisiones más pertinentes.

El desarrollo de esta plataforma comenzó a finales del 2020, ya se tiene diseñada la arquitectura de la solución, es decir, cómo debe funcionar, y está entrando en la etapa de desarrollo, se planea tener lista la primera fase para el mes de agosto, y la fase final, que contempla el desarrollo de la APP, para finales del mes de noviembre.