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09/24/2021
"La ruta trazada por esta oficina para lograr la transformación digital es ambiciosa, y le apunta a la generación de cambios en el área administrativa y misional de la entidad."

El sector cultura se fortalece con tecnología

  • “Queremos aprovechar la tecnología para hacer la vida más fácil de nuestros ciudadanos, mejorando los trámites y servicios que les ofrecemos desde el sector Cultura, Recreación y Deporte”, así lo afirmó Liliana Morales, jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información de la Secretaría de Cultura de Bogotá. 

Tan solo a siete meses de estar en funcionamiento, la Oficina de Tecnologías de la Información - OTI de la Secretaría de Cultura se destaca ya por algunos logros alcanzados, dentro de la gran estrategia de transformación digital de la entidad.  Y es que esta entidad es la primera del sector, que logró implementar el servicio de carpeta ciudadana, y la primera en el ámbito nacional en lograrlo en tan solo tres semanas, este, es un servicio en donde, en este caso, las entidades distritales, pueden recibir, custodiar y compartir de manera segura y confiable documentos e información digital generada en las interacciones del ciudadano con el estado, un servicio que el estado presta a los ciudadanos.  

La ruta trazada por esta oficina para lograr la transformación digital es ambiciosa, y le apunta a la generación de cambios en el área administrativa y misional de la entidad, porque según Liliana: “si no hay transformación en los equipos de trabajo y los procesos, no habrá un cambio sustancial en la prestación de los servicios a los ciudadanos”. Para ello, existe un equipo dedicado conformado por 24 personas que trabaja día y noche para aprovechar el uso de datos, tecnología e innovación con el propósito de ser aún más eficiente en cada proceso, lo cual se materializa en tres grandes proyectos:  

1. Poner la casa en orden: consiste en la revisión de todos los procesos administrativos de mayor impacto para las áreas misionales, haciendo énfasis en aquellos que tienen un alto grado de manejo manual y requieren de innovación tecnología, mediante la apropiación de las diferentes herramientas tecnológicas existentes y el diseño de algunas nuevas. Los logros más inmediatos, se han materializado en los procesos de pagos y de contratación, en donde a través de desarrollos muy rápidos, se generaron soluciones para agilizar estos dos procesos internos, con ello, resultaron beneficiados cerca de 359 colaboradores, los cuales conforman el equipo de trabajo de esta entidad distrital.  

2. Sistema Único de Información Misional Sectorial: es una solución tecnológica de gran impacto  digital que le permitirá al sector cultura, conformado por el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES; la Fundación Gilberto Álzate Avendaño; la Orquesta Filarmónica de Bogotá; el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD; el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC; y, Canal Capital; administrar, recolectar, procesar, almacenar, distribuir la información dispuesta por cada entidad y que soportan los trámites y servicios de cara a la ciudadanía. 

Esta solución será una plataforma sectorial, que reunirá la información de las entidades para que el ciudadano la encuentre en un punto único, esta herramienta además permitirá la caracterización de las personas con toda la seguridad para garantizar la calidad de la información y la perfilación de los usuarios en un único repositorio, lo cual permitirá que no deban registrarse múltiples veces en todas las plataformas actuales del sector, sino que cuenten con un único punto de acceso que contenga toda su información. 

Adicionalmente de disponer el componente de trámites y servicios del sector, se contará con componentes transversales como son las plataformas de formación, información georreferenciada, tableros de control, encuestas y participación de las diferentes entidades, la Biblioteca Digital que cuenta con más de 500 recursos entre los que se encuentran libros, imágenes y audios y por supuesto el sistema de convocatorias SICON donde se ofertan convocatorias públicas para los agentes artísticos, culturales, patrimoniales y creativos de Bogotá. 

3. Gestión del Cambio: espacio de transformación digital del Distrito, se trata de un espacio virtual denominado TICTulias, allí asisten expertos y especialistas, que comparten diferentes temas de la actualidad digital, ciudades inteligentes, y todo lo relacionado con la gestión del cambio, lo que permitirá la preparación del sector público en la adopción de nuevas tendencias tecnológicas.  

Trámites y servicios más eficientes y sencillos 

Otro de los grandes retos de transformación que se ha propuesto el equipo OTI de esta Secretaría, radica en la simplificación y racionalización del paquete de trámites y servicios que todo el sector tiene dispuesto a los ciudadanos, la meta principal, es virtualizar todos estos trámites, sus servicios y que todos queden tan solo al alcance de un clic.  
En el camino de alcanzar su meta, lograron ser la segunda entidad distrital en implementar el canal de interoperabilidad “Xroad”, el cual facilita la estrategia de racionalización de trámites y permite realizar interoperabilidad con otras entidades sobre un canal seguro, con información cifrada, que permite soportar todos los trámites administrativos sin necesidad de contar con un documento físico o escaneado. 

Por ejemplo, existe un trámite del sector cultura, que requiere un certificado de residencia, el cual expide la Secretaría de Gobierno, para obtenerlo el ciudadano tiene que desplazarse entre las dos entidades para cursar el trámite: “Con el trabajo que estamos haciendo de interoperabilidad entre las dos entidades (Cultura – Gobierno), el ciudadano ya no va a tener que pedir el certificado sino que la comunicación entre las dos entidades, le permitirá saber a cultura si el ciudadano reside en Bogotá, sin necesidad del documento tramitado por el ciudadano”, afirmó la jefe de esta oficina.   

Para la formulación e implementación de cada proyecto, este equipo realiza un mapeo de los procesos, identifica la tecnología de punta más adecuada para cada estrategia, e implementa “DevOps”, una metodología que les permite automatizar el desarrollo de software y hacerlo más ágil, garantizando las respuestas a las necesidades del negocio. 
Adicional a esto, este equipo concentra el esfuerzo de todo este proyecto de transformación digital, en la estructuración, alineación y consolidación de un gran corazón, conceptualizado bajo un modelo único de datos, que será el encargado de suministrar y gestionar toda la información del sector, lo cual les permitirá tomar las mejores decisiones de política y de gestión de oferta y servicios en el área cultural de Bogotá. 

Es de anotar que, a pesar de llevar poco tiempo de su creación; esta oficina le ha dado un nuevo espectro de hacer las cosas e iniciado la transformación digital de la entidad y sector hacia el ciudadano. Se espera en un corto y mediano plazo contribuir con las metas de ciudad inteligente del plan de desarrollo.