ALTA CONSEJERIA DISTRITAL TIC
Secretaría General
Oficina Alta Consejería Distrital de TIC
Marzo 2018
Lineamientos virtualización de trámites.
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Para: |
SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ. |
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De: |
OFICINA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES |
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Asunto: |
Lineamientos virtualización de trámites |
La virtualización de trámites debe ser una prioridad para cada una de las entidades del Distrito, pues facilita la interacción con el ciudadano. Teniendo en cuenta lo anterior y en atención a lo establecido en el Artículo 7° del Decreto 058 de 2018, la Alta Consejería Distrital de TIC describe a continuación las políticas y lineamientos que las entidades distritales señaladas en el Decreto deben considerar para la Virtualización de Trámites vinculados a la Cadena de Urbanismo y Construcción en Bogotá D.C.
La Alta Consejería Distrital de TIC resalta que la normatividad nacional aplicable a la virtualización de trámites no sólo es de obligatoria observancia para las entidades del Distrito, sino que además refleja, junto a los lineamientos que son emitidos por las autoridades nacionales (ej. Ministerio TIC, Departamento Administrativo de la Función Pública), las prácticas que han sido estructuradas en la administración pública para llevar a cabo estos proyectos. Por lo tanto, convencidos de la importancia de construir sobre lo construido, estos lineamientos están enfocados en que las entidades conozcan las normas que les aplican y hagan uso de las herramientas que las autoridades nacionales ya han puesto a su disposición, y que se complementan con las circulares y productos que han sido emitidos por esta Alta Consejería y que se reseñan en este documento.
Así, por ejemplo, es fundamental que las entidades publiquen sus trámites en el Sistema Único de Trámites - (“SUIT”), que es administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Para el efecto, es necesario que la entidad haya efectuado un trámite previo de racionalización, evitando incluir requisitos o procedimientos no contemplados en la Ley y absteniéndose de solicitar información que ya está en su poder.
Lo anterior ilustra, de una parte, que proyectos de virtualización deben adelantarse en armonía con la normatividad y las autoridades nacionales (de hecho el DAFP designó un asesor para apoyar al Distrito en los trámites del SUIT) y en segundo lugar que la virtualización consiste en ofrecer a la ciudadanía la gestión de los trámites por medios electrónicos.
Esto significa que las entidades deben llegar a la virtualización luego de haber depurado y racionalizado sus trámites. De lo contrario, si se llegaran a limitar a hacer un ejercicio mecánico, sin una adecuada racionalización y simplificación, lo que haría la entidad es virtualizar un trámite que tiene falencias.
No obstante es necesario que estas acciones de racionalización estén incluidas en el plan de racionalización del componente Estrategia Antitrámites del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC), así como estar registradas en los planes de virtualización requeridos por la Alta Consejería Distrital de TIC a través de la circular 019 de 2017. De otra parte, en el marco de la Estrategia de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es pertinente incorporar estos proyectos con componente tecnológico en el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones ( PETI ) de la Entidad.
Los invitamos a consultar el documento anexo que describe los lineamientos para la virtualización de trámites y sus respectivos vínculos que allí se incluyen, o a aquellos que los reemplacen (en caso de que sean actualizados por la autoridad que los emite).
Atentamente,
SERGIO MARTÍNEZ MEDINA
ALTO CONSEJERO DISTRITAL DE TIC
Anexos: ( 5 Folios )
Proyectó: Julio Enrique Lozano Reyes - Oscar Alberto Cardona Vargas
Revisó: Erick Castellanos, Ivan Hernandez
Introducción
La virtualización de trámites es un vehículo esencial para el Distrito en su compromiso de generar una interacción eficiente con la ciudadanía. En este sentido, el Plan de Desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2016-2020 “Bogotá Mejor para Todos” contempla programas como el de “Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía” y “Gobierno y ciudadanía digital”, los cuales agrupan iniciativas dirigidas a consolidar una gestión pública más transparente, eficiente y dispuesta a ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía; y a mejorar la eficiencia administrativa mediante el uso de la tecnología y la información.
La Alta Consejería Distrital de TIC y la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía en materia de virtualización han adelantado acciones concretas tendientes a alcanzar la meta definida en el Plan de Desarrollo de “Virtualizar el 15% de los trámites de mayor impacto de las entidades distritales” tomando como base el número de trámites del distrito inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites (“SUIT”), a diciembre de 2015.
En este sentido, esta oficina construyó el primer documento diagnóstico de trámites con que cuenta el Distrito Capital y mediante Circular 019 de 2017 (i) dio a conocer el listado de trámites con alto potencial de virtualización; (ii) requirió las entidades responsables de los trámites definir planes de trabajo según los lineamientos señalados en la circular; (iii) difundió la Matriz de Caracterización de Trámites del Distrito; e (iv) invitó a las entidades a participar en la convocatoria del Sello de Excelencia Gobierno Digital que adelantaba el MinTIC.
En línea con el compromiso distrital de continuar con la virtualización de trámites, con el liderazgo de la Secretaría del Hábitat y atendiendo el Decreto Distrital 058 de 2017, las entidades allí señaladas deberán adelantar las acciones que racionalicen, simplifiquen, automaticen y virtualicen los trámites vinculados a la cadena de Urbanismo y Construcción.
El término Racionalización comprende las acciones de simplificación, estandarización, eliminación, automatización e interoperabilidad que se requiera para optimizar un trámite y disponerlo al servicio de la ciudadanía. De otra parte, el término virtualización que señala el Decreto 058 de 2017, comprende el desarrollo del trámite a través de las TIC, es decir realizando su automatización, en dos (2) alternativas a. Desmaterialización; y b. Inmaterialización.
En este sentido, se ratifica que las entidades deben hacer un minucioso ejercicio de racionalización de trámites y de publicación de los mismos en el Sistema Único de Información de Trámites (“SUIT”), evitando abordar este ejercicio de manera mecánica, pues si no se efectúa un ejercicio previo de racionalización, las entidades correrían el riesgo de poner a disposición de la ciudadanía un trámite que presenta falencias, utilizando herramientas tecnológicas.
Estructura
El documento reseña la normatividad y lineamientos más relevantes que deben tener en cuenta las entidades para sus proyectos de racionalización y virtualización (capítulos 1, 2 y 3).
Dado que cada entidad es responsable de sus trámites y es quien más los conoce, el capítulo 4 hace énfasis en la necesidad de que las entidades se apropien del proyecto y además remite a herramientas de utilidad para que cada entidad formule su plan de acción.
El capítulo 5 resalta que las entidades deben registrar sus trámites ante el Sistema Único de Información de Trámites (“SUIT”), como requisito necesario para proceder con el proyecto.
En el capítulo 6 recordamos la importancia de que las entidades incluyan el plan de virtualización de trámites en su Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI).
Finalmente, resaltamos que las entidades voluntariamente pueden hacer uso de las herramientas que el MinTIC ha dispuesto para certificar que el proceso adelantado por la entidad fue exitoso y destacado (capítulo 7) y compartimos circulares que han sido expedidas por la Alta Consejería Distrital de TIC sobre este tema (capítulo 8).
Marco normativo nacional:
Las entidades Distritales están sujetas a la Ley y en general a la normatividad expedida por el gobierno nacional que les resulte aplicable. Por esta razón, en sus esfuerzos de virtualización, las entidades deben conocer y acatar lo dispuesto en normas como la Ley 962 de 2005 acerca de racionalización, estandarización y automatización; la Ley 527 de 1999 (relativa al comercio electrónico y a la validez de los mensajes de datos); la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que también hace referencia a trámites electrónicos); la Ley 1581 de 2012 (que contiene el régimen general de Protección de Datos Personales); la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública); Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que incluye la reglamentación adicional de la Ley 1581 de 2012); el Decreto Ley 019 de 2012 (conocido como Decreto Antitrámites); Decreto 1078 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector TIC); Decreto 2609 de 2012 (reglamenta la Ley 594 y regula la gestión documental) y demás normas que resulten pertinentes.
Ahora bien, dado que recientemente se expidió el Decreto Nacional 1413 de 2017, mediante el cual el MinTIC reglamentó el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales y definió las características mínimas que debe tener una sede electrónica, es conveniente en el marco de los ejercicios de virtualización empezar a cumplir los requisitos allí señalados sobre el particular (y que no estén sujetos a reglamentación adicional por parte del Gobierno Nacional).
Lineamientos Nacionales
El Distrito reconoce la autoridad, misionalidad y conocimiento del MinTIC acerca de la implementación de proyectos de Gobierno Digital. Por esta razón y siendo consistentes con el lineamiento anterior, sugerimos que las entidades acudan a los lineamientos que ya se encuentran incorporados en la estrategia nacional de Gobierno Digital. A continuación citamos algunos de ellos:
Lineamientos para el Diseño e Implementación de Mediciones de Percepción y Expectativas Ciudadanas. http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_medicion_percepcion.pdf
Guia del lenguaje comun de intercambio de información http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Lenguaje.pdf
Lineamientos y metodologías en Usabilidad para Gobierno en línea http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8237_guia_usabilidad.pdf.
Norma Técnica Colombiana NTC 5854 http://ntc5854.accesibilidadweb.co/
G.UA.01 Guía del dominio de Uso y Apropiación http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-9281.html
NTC-ISO-IEC 27001:2013 https://www.iso.org/standard/54534.html
Conpes 3854. http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/circular%20016-2016.pdf
Modelo de privacidad y seguridad de la información del Ministerio TIC http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8258_recurso_1.pdf
G.INF.08 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-61594.html
Documento Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en Línea. http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9375_marco_interoperabilidad_pdf.pdf
Lineamientos Dominio de sistemas de información http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-8088.html
Lineamientos Dominio de Información http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-8083.html
G.ES.06 Guia Estructura PETI http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-15031.html
G.ES.04 Guía para la definición del catálogo de servicios de TI http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-9482.html
G.ES.03 Guía para la definición y diseño de una política de TI http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-9481.html
G.ES.01 Guía del dominio de Estrategia TI http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-article-9271.html
Racionalización de trámites:
Guía para la Racionalización de Trámites, Departamento Administrativode la Función Pública (DAFP), 2012, http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Racionalizacion.pdf
Guía metodológica para la Racionalización de Trámites, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), 2012, http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/2017-12-04_Guia_metodologica_racionalizacion_tramites_ajuste.pdf/b00c472f-8872-4553-bfce-6c8f97403054
Cartilla Co-crear, Ministerio de Tecnologias de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), 2016 http://centrodeinnovacion.gobiernoenlinea.gov.co/sites/default/files/cartillaco-crear_redu.compressed.pdf
Responsabilidad y apropiación de las entidades Distritales
Cada entidad no sólo es responsable del trámite a su cargo, sino que además es quien mejor lo conoce, razón por la cual la entidad es la encargada de formular y ejecutar el plan de acción tendiente a lograr las metas de racionalización y virtualización que le correspondan.
Si requieren una guía acerca de la formulación de su plan de acción (plan de virtualización) pueden consultar la Circular 019 de 2017, expedida por la Alta Consejería Distrital de TIC (antes reseñada:
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular019de2017-2-2017-14501.pdf)
Registro ante el SUIT de las acciones de racionalización de los trámites
Para poder adelantar el ejercicio de virtualización, es necesario que la entidad haya registrado sus trámites en el Sistema Único de Trámites - (“SUIT”) del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.
Con esto no sólo se ratifica la obligación de cumplir con la normatividad y lineamientos nacionales, sino que además la entidad hace un ejercicio de racionalización, evitando incluir requisitos o procedimientos no contemplados en la Ley. Recuerde que el objetivo final de la virtualización de trámites consiste en ofrecer a la ciudadanía la gestión de los mismos por medios electrónicos. Esto significa que sin una adecuada racionalización y simplificación, lo que haría la entidad es virtualizar un trámite que tiene falencias.
En caso de tener inquietudes frente a los lineamientos del DAFP, puede contactar al asesor en materia de SUIT, que aparece en el siguiente enlace, el cual ha sido designado para el Distrito Capital:
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/11887/Asesores/508eb44c-fca7-4e56-afdc-91353395dc93)
Para efectos de agotar esta etapa, sugerimos consultar la “Guía metodológica para la racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP” (http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/2017-12-04_Guia_metodologica_racionalizacion_tramites_ajuste.pdf/b00c472f-8872-4553-bfce-6c8f97403054)
Incorporar el plan de virtualización de trámites en el plan estratégico ( PETI ) de la entidad
Adelantar procesos de racionalización y simplificación de trámites establecidos en la Guía metodológica para la racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en materia de TI y en función de los trámites a virtualizar se recomienda incorporar esta iniciativa en el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Entidad.
El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (en adelante PETI) es el instrumento de planeación que se utiliza para expresar la Estrategia de TI. El PETI hace parte integral de la estrategia de la institución y es el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica de TI. Los objetivos de este deben ser específicos, medibles, alcanzables, importantes para la institución y con tiempos definidos., alineados con los objetivos estratégicos de la institución y con los objetivos sectoriales y/o territoriales según aplique.
Puede certificar que su esfuerzo fue exitoso y destacado
Con el propósito de generar confianza a los diferentes grupos de interés se recomienda adelantar los procesos de certificación ante el MinTIC en cuanto al Sello de Excelencia Gobierno Digital (Resolución 2405 de 2016), que es una iniciativa de la Estrategia de Gobierno Digital que facilita a las entidades la certificación de calidad de sus productos TI como Conjuntos de datos, trámites en línea, ejercicios de participación y sus capacidades de Gestión de TI.
El corazón del Sello de Excelencia es la comunidad virtual, integrada por academia, industria TI, ciudadanos, entidades públicas y organizaciones internacionales. Esta comunidad interactúa bajo un esquema de colaboración abierto, participativo y transparente, promueve procesos de innovación en las entidades participantes, además de verificar y validar los servicios digitales registrados.
Desde la puesta en marcha de esta iniciativa hasta hoy, han sido certificados dos trámites digitales y 267 conjuntos de datos abiertos de las entidades públicas con el Sello de Excelencia Gobierno Digital. La Cancillería –con el pasaporte electrónico– y el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural se convirtieron en las primeras entidades en certificar un trámite en línea con el Sello.
Cómo postular productos para obtener el Sello de la Excelencia en cualquiera de las tres categorías 1. Servicios en línea. 2.Gobierno Abierto 3. Capacidades de gestión de TI
8.Circulares emitidas por la Alta Consejería Distrital de TIC
A continuación se mencionan otras políticas y lineamientos que pueden ser consultadas en su totalidad en los siguientes enlaces que estan relacionadas con la virtualización de trámites y en general en materia de Gobierno electrónico o Digital.
http://ticbogota.gov.co/transparencia/marco-legal/lineamientos
http://ticbogota.gov.co/transparencia/marco-legal/normatividad
http://ticbogota.gov.co/documentos
Circular 038 de 2017
Resolución CDS 004 de 2017 y resolución 03 de 2018 “ Por la cual se modifica la Resolución 305 de 2008 de la CDS”
Circular 036 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular%20036%20de%202017.pdf
Lineamientos de avance del modelo de seguridad y privacidad de la información
Circular 035 de 2017
Socialización de la guía para la construcción de un programa integral de gestión de datos personales de la SIC
Circular 024 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular024de2017_2-2017-20892.pdf
Guía para el diseño de Servicios
Circular 023 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular023de2017_2-2017-20057_1.pdf
Resolución 003 de 2017 de la Comisión Distrital de Sistemas - Guía de Sitios Web para las Entidades Distritales
Circular 019 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular019de2017-2-2017-14501.pdf
Elaboración de planes de virtualización de trámites para todas las entidades distritales
Circular 015 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular015de2017-2-2017-10963.pdf
Lineamientos de Accesibilidad Web para Distrito Capital
Circular 011 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular011de2017-2-2017-7616_2.pdf
Seguimiento y socialización de hoja de ruta de la Estrategia GEL para el Distrito
Circular 06 de 2017
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular%20006%20de%202017%20-%202-2017-3753.pdf
Interacción relativa a políticas de tecnologías de la información y las comunicaciones con interlocutores Gubernamentales y del sector privado
Circular 032 de 2016
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/circular%20032-2016.pdf
Alineación Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Circular 010 de 2016
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/2-2016-11139.pdf
Socialización Decreto No 415 de 2016 Departamento Administrativo de la Función pública - Mintic
Circular 002 de 2016
http://ticbogota.gov.co/sites/default/files/marco-legal/Circular%20002-2016.pdf
Resolución 3564 del 31 de diciembre 2015 expedida por MINTIC
Finalmente, señalar que por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se adelanta la actualización de la Estrategia de Gobierno en Línea. Una vez sea emitida, la Alta Consejería Distrital de TIC adelantará la respectiva divulgación.
Este documento es de tipo Circulares y pertenece a Lineamientosdel Marco Legal de la Entidad.
